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Norme di comportamento in Cina: parte 1 - L’incontro d'affari/ Chinese Etiquette: part 1 – The business meeting

April 11, 2016

Chi di noi non si è mai chiesto quale sia la difficoltà più grande per un occidentale che si relaziona con la Cina? Domanda frequente, con risposta scontata a seguito: la lingua!

Beh, risposta sbagliata.

Per chi non se ne fosse ancora reso conto, la cosa più difficile nel confrontarsi con i nostri amici cinesi è il comprendere quello che pensano. Chiederci se abbiamo mangiato (chifan le ma 吃饭了吗?) invece di un semplice ciao, come stai?, risponderci chabuduo 差不多al posto del più banale No, ecco, questi sono solo due degli innumerevoli indizi che dovrebbero indurci a dubitare della prevedibilità di alcuni atteggiamenti nei quali ci imbattiamo spesso, se non quotidianamente, qui nella Terra di Mezzo.

 Elencare, in questa sede, la molteplicità di situazioni destinate a minare le nostre certezze comportamentali e relazionali in società, sarebbe alquanto dilungato e dispersivo; tuttavia, un utile contributo al nostro tentativo di avvicinarci alla mentalità cinese ci viene dato dal Li 禮, ovvero il buon costume, l’etichetta, il saper fare che ogni cinese di sana matrice confuciana applica nelle situazioni di comune interazione con gli altri.

Conoscere qualche nozione di Li può indubbiamente indirizzarci verso una gestione più serena e, perché no, proficua di tali circostanze.

 

Iniziamo allora con la situazione di eccellenza, quella che probabilmente più di altre richiede maggior delicatezza nell’interazione con la nostra controparte cinese: l’incontro d’affari.

I rapporti d'affari in Cina si basano su atteggiamenti piuttosto formali, soprattutto quando sono paragonati ad altre nazioni, europee o comunque occidentali. La formalità è un segno di rispetto.

 

1.Come iniziare

 Quando due parti s’incontrano, a entrare per primi nell’ambiente in cui si svolgerà la riunione sono i due responsabili, che si siederanno poi l'uno di fronte all'altro, con tutti gli altri seduti ai due lati secondo l'ordine gerarchico.

Non sta bene, inoltre, che la persona più importante venga fatta sedere con le spalle a una porta o a uno specchio, o comunque senza poter avere una buona visuale dell’ambiente.

 

Il saluto deve essere molto formale, utilizzate il nome della famiglia del vostro interlocutore. È comunemente accettabile, per motivi di lavoro, chiamare una persona cinese usando il cognome insieme a un titolo, come “Direttore Wang” o “Presidente Li.” Evitate l’uso del nome proprio a meno che conosciate l’interlocutore da un lungo tempo.

Il modo cinese di salutare è un cenno del capo o un leggero inchino. Tuttavia, quando interagiscono con gli occidentali, i cinesi di solito stringono la mano.

Può capitare che presentandosi a un gruppo di persone queste applaudano, è di routine in Cina, ricambiate l’applauso, sarà apprezzato.

 

2.Conversazione

Gli incontri, di solito, dovrebbero cominciare con un po' di convenevoli, e solo dopo si dovrebbe passare agli affari. Sarebbe utile, a tal fine, prepararsi qualche domanda per rompere il ghiaccio, evitando argomenti delicati, quali politica o commenti sulla cultura locale.

 

E’ bene anche stare molto attenti nel fare battute o commenti umoristici. Non sempre l’umorismo viene apprezzato e condiviso, e soprattutto, da non sottovalutare, talvolta il significato tradotto potrebbe prestarsi a fraintendimenti. Ciò non vuol dire, naturalmente, irrigidirsi e restare seri per tutta la durata dell’incontro, anzi, i cinesi amano un’atmosfera piacevole e distesa, soprattutto durante i pranzi e le cene d'affari. Dunque via libera a spontaneità e rilassatezza, ma con buon senso.

Non aver paura di inserire nel discorso qualche commento o battuta in cinese, questo si rivelerà una piacevole sorpresa e contribuirà subito a creare una connessione con il nostro interlocutore.

 

3.Doni

È probabile che i doni non vengano scartati in vostra presenza ed è bene che vi comportiate anche voi allo stesso modo; tutto questo serve a mostrare che si dà più valore all'azione di donare che a quella di ricevere.

Da tenere bene a mente, però, quali sono gli oggetti che non devono MAI essere regalati perché considerati funesti: orologi, fazzoletti, ombrelli o fiori bianchi. Da evitare anche oggetti affilati o legati ai numeri 4 e 7, i primi simboleggiano la rottura di un rapporto, mentre il 4 e il 7 sono numeri associati alla morte e alla sfortuna.

Dunque per chi ne ha la possibilità, sempre meglio chiedere consiglio prima di offrire un cortese omaggio al vostro partner commerciale cinese, che sia potenziale o di vecchia data.

 

4.Biglietti da visita

 Nel porgere la vostra business card al vostro interlocutore cinese, badate di farlo nella maniera giusta, anche se potrebbe sembrare scontata e un po’ antiquata: porgete sempre il vostro biglietto con entrambe le mani e rivolto al destinatario e, nell’accettarne uno, utilizzate ugualmente entrambe le mani, dategli poi un'occhiata per qualche secondo e infine posatelo con cura sul tavolo, davanti a voi.

Davanti agli altri non scrivete mai niente su un biglietto (è come scrivere sulla faccia di qualcuno) oppure non mettetelo nel portafoglio (perché è come sedersi sulla faccia di qualcuno). Tenetelo in vista sul tavolo durante il colloquio e poi riponetelo con cura in un apposito contenitore.

Tenete sempre a portata di mano un buon numero di biglietti da visita, potrebbero rivelarsi portatori di opportunità impensate.

Se non ne siete ancora in possesso, incaricate la vostra azienda o università di stamparvi dei 名片 (biglietti da visita) che siano scritti in cinese e in inglese, rispettivamente su ogni facciata. Questa potrebbe essere anche una buona occasione per farvi assegnare un nome cinese se ancora non ne siete provvisti, che risulterà più facile da ricordare e pronunciare per i vostri contatti cinesi.

 

5.Contratti

Quando si tratta di negoziare e stipulare accordi, i cinesi esibiscono, in molti casi, un approccio contorto. La concezione del tempo cinese è circolare, al contrario di quella occidentale, lineare: ogni tanto avrete l’impressione che la trattativa sia tornata al punto di partenza. La trattativa può protrarsi per un tempo considerevole, e ogni punto dell'accordo può essere ridiscusso fino a quando non si arriva alla firma, anche se avevate l'impressione che al riguardo si fosse già arrivati a un punto d'incontro. Tenetevi pronti a dover rivedere vari aspetti di un contratto più volte; questo può risultare frustrante, soprattutto quando state concludendo quello che vi sembra essere l'ultimo punto oggetto di discussione e la controparte ritorna di colpo a un altro aspetto dell'accordo.

In alcuni incontri potreste perfino mettere da parte gli affari, in particolare se l'incontro avviene durante un evento sociale come un pranzo o una visita a un museo o ad altri luoghi culturali. In questi casi i vostri ospiti cercheranno semplicemente di capire se siete la persona giusta con cui fare affari. Se si formano un'opinione positiva sul vostro conto, potrebbero essere pronti a stringere un accordo già in occasione del secondo incontro!

 

Ricordate, negli incontri d’affari qui in Cina la pazienza è potere, è fondamentale mostrarsi pazienti e, soprattutto, osservare tanto; quando si è incerti sul da farsi, prestare attenzione a quanto viene fatto dalla controparte e comportarsi allo stesso modo è un utile espediente per evitare di creare imbarazzo e può essere determinante per il successo della vostra transazione commerciale.

 

Chinese Etiquette: PART 1 – The business meeting

 

If you have ever asked yourself what the most difficult part of being a foreigner is in relationships with Chinese, the obvious answer is incorrect. The language barrier is actually only on the surface of a much more difficult part of life in China.

For anyone who hasn’t realized yet, the highest barrier we face when dealing with our Chinese friends is trying to understand their thinking and logic. Asking us whether we have eaten (chifan le ma 吃饭了吗?) instead of a simple “hi, how do you do?”, or replying chabuduo “差不多”in place of an ordinary “No,” well, these are just two of the countless clues that lead us to reconsider the predictability of some of the behaviors we meet daily while living in China.

 

Listing the variety of circumstances that are ready to undermine our behavior norms would be quite long and dispersive. However, a more helpful approach to understanding the Chinese mentality is provided by the so-called Li 禮. This philosophy of Li contains the morality, the etiquette, the know-how that every Chinese with a healthy Confucian background usually applies to common interaction with others.

Knowing some notions of Li will surely allow us to manage these situations in a peaceful and profitable way.

 

We will start with the situation that probably requires a careful consideration in the interaction with a Chinese counterpart even more than any other relationships: the business meeting.

Business relationships in China are based on formal behaviors, especially in comparison to the relationship in western countries. Formality means respect.

 

1.How to start.

When two parts meet, the first to enter the room are the two people in charge, who will sit facing each other, all others will then take seat on the sides according to a hierarchical order.

The most important person should never sit having his back to the door or to a mirror. Their seat should have a good overview of the surrounding environment.

 

Greetings must be very formal. You will need to address you superior by his family name. It is commonly used, in a professional context, to refer to a Chinese person using his last name behind a title, such as ‘Director Wang’ or ‘President Li’. Refrain from calling him by his first name, unless your relationship is already well-established.

Chinese people usually greet with a nod of the head or a slight bow. However, when interacting with foreigners, they may also choose to shake hands.

It could happen that, while introducing yourself to a group of people, they start clapping; this is quite common in China, just clap back to show your appreciation.

 

2.Conversation.

A meeting usually starts with small talk, only later will the business conversation itself will begin. In view of this, it can be useful to prepare some questions to break the ice, trying to avoid sensitive topics, such as politics or comments on the local culture.

 

It is also advisable to be careful when making jokes or any kind of humoristic comment. Humor is not always well-received or understood, and worse, in some cases, their translated meaning can lead to misunderstandings. This doesn’t mean, of course, that you will have to stay tense and serious for the whole duration of the meeting. On the contrary, Chinese people enjoy a pleasant and relaxed atmosphere, particularly during business dinners. Therefore, ease and relax –with a bit of common sense - are always welcome.

Don’t be afraid to enrich your speech with some words or sentences in Chinese, surely this will be a pleasant surprise for your audience and will immediately create a solid connection.

 

3.Gifts.

Courtesy presents are always well accepted in China and most of the times they are reciprocal. Especially when you meet someone for the first time, a courtesy present shows the intention to build an enduring relationship together.

Usually your present will not be open in front of you; this gesture gives more value to the act of giving than receiving. You may decide to do likewise for the same reason.

Keep in mind that some objects should NEVER be given because they are considered bad omens: clocks of any type, handkerchiefs, umbrellas or white flowers. Sharp objects symbolize a break in a relationship. Anything related to numbers 4 or 7 should also be avoided as these numbers are associated to death and misfortune.

In light of these negative connotations, it is always advisable to ask for a second opinion before offering a gentle gift to your business partner.

 

4.Business cards.

When presenting your business card to a Chinese person, consider doing it in the proper way, even if it may seem obvious and perhaps a bit old-fashioned: present your card using both hands and facing the person who receives it. Accept a card also using both hands, read it for few seconds and then put it on the table, in front of you.

 In presence of others, never write anything on the card (it is like writing on somebody’s face) or never put it in your wallet (it’s like sitting on somebody’s face). Keep it in sight during the conversation, and after carefully place it in a small box.

Always take a good number of business cards with you, they may bring unexpected opportunities.

If you’ve not done it yet, ask your company or university to print some 名片(business cards), to be written in Chinese and English respectively on each side. This can be a good chance to have a Chinese name assigned if you still haven’t got one, which makes it easier for your Chinese contacts to remember your name.

 

5.Contracts.

During negotiations, Chinese people usually show a twisted approach. Sometimes you will have the feeling that the discussion has come back to the starting point. This is because the Chinese concept of time is circular (while the western one is linear). It may continue for a considerable amount of time, and each point of the contract will be re-discussed more than once before signing it, even when you thought that you had already got to an agreement.

Be ready to review each line of the document over and over again. This may be frustrating for our foreign mindset, but is quite common in China.

In some occasions there will be no business discussion at all, especially if the meeting happens during a social event like a lunch or a visit to a museum or to other cultural places. In this case, your host will simply try to understand whether or not you are the right person to do business with. If you make a good impression, he/she may be ready to sign an agreement on your second encounter already!

 

Remember, patience is power, during business meetings here in China it is crucial to remain patient. More than anything else be observant. When you are not sure of what to do, just pay attention to what is done by the other parts and do likewise, this is the best way to avoid embarrassing situations and it can definitely lead to a successful closure of your transaction.

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